Głosowanie elektroniczne we wspólnocie — kiedy jest dopuszczalne

TL;DR

• Głosowanie elektroniczne we wspólnocie nie jest zakazane, ale nie jest też osobnym trybem. Ustawa zna tylko dwa tryby: zebranie oraz indywidualne zbieranie głosów przez zarząd, dopuszczając ich połączenie (art. 23 ust. 1 UoWL).
• Forma głosu jest dowolna. Oddanie głosu to oświadczenie woli, a art. 60 KC pozwala wyrazić je także w postaci elektronicznej — wystarczy, że wola głosującego jest jednoznaczna.
• Ryzyko leży w dowodach i procedurze, nie w mailach: brak powiadomienia wszystkich właścicieli, zmieniana w trakcie treść uchwały, głosy zebrane przez osobę bez umocowania.
• Powiadomienie o treści uchwały jest obowiązkowe przy głosach zbieranych indywidualnie (art. 23 ust. 3 UoWL), a od tej chwili biegnie 6 tygodni na pozew (art. 25 ust. 1a UoWL).
• Zebranie zdalne to inna sprawa — ustawa go nie reguluje, więc wideokonferencja plus e-głosowanie jest bezpieczniejsza niż „zebranie online” z listą obecności.

1. Co ustawa naprawdę mówi o trybach głosowania

Punktem wyjścia dla każdej dyskusji o głosowaniu elektronicznym we wspólnocie jest jeden przepis:

Uchwały właścicieli lokali są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd; uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania (art. 23 ust. 1 UoWL).

Zwróć uwagę, czego w tym przepisie nie ma. Nie ma słowa o kartkach, podpisach, kopertach, mailach ani aplikacjach. Ustawodawca opisał kanał organizacyjny (kto zbiera głosy i w jakim trybie), a nie technologię. Dlatego pytanie „czy można głosować przez internet?” jest źle postawione. Właściwe pytanie brzmi: w którym z dwóch trybów mieści się to, co robi zarząd, i czy da się to udowodnić?

Drugi filar to sposób liczenia. Uchwały zapadają większością głosów liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie albo w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że na każdego właściciela przypada jeden głos (art. 23 ust. 2 UoWL). Kanał elektroniczny niczego tu nie zmienia — mail od właściciela lokalu o udziale 0,0412 wnosi do puli dokładnie te 4,12%, nie „jeden głos”.

Głos jako oświadczenie woli

Skoro ustawa milczy o formie, wracamy do reguł ogólnych. Oddanie głosu jest oświadczeniem woli, a zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego wola może być wyrażona przez każde zachowanie, które ujawnia ją dostatecznie — w tym w postaci elektronicznej. Taką wykładnię przyjmują sądy przy ocenie uchwał wspólnot: mail, formularz w portalu mieszkańca czy nawet SMS mogą być skutecznym głosem, jeśli nie ma wątpliwości, kto głosował i jak.

To dobra wiadomość dla wspólnot, które od lat korzystają z systemów do obsługi nieruchomości. Zła jest taka, że ciężar wykazania prawidłowości głosowania spoczywa na wspólnocie, gdy uchwała trafi do sądu.

2. Indywidualne zbieranie głosów online — jak zrobić to dobrze

W praktyce 90% „e-głosowań” to indywidualne zbieranie głosów prowadzone kanałem elektronicznym. Żeby taka uchwała się obroniła, pilnuj pięciu rzeczy.

Po pierwsze — zbiera zarząd. Przepis mówi o zbieraniu głosów „przez zarząd”, co należy rozumieć jako odpowiedzialność zarządu za przeprowadzenie głosowania. Zarząd może posłużyć się administratorem czy zarządcą (art. 33 UoWL odsyła zresztą do tych samych zasad), ale powinien to udokumentować — choćby uchwałą zarządu lub pisemnym zleceniem. Głosy „zebrane” samodzielnie przez jednego zapalonego właściciela to prosta droga do procesu.

Po drugie — jedna, niezmienna treść uchwały. Załącznik PDF z projektem uchwały powinien być identyczny dla wszystkich adresatów i mieć numer oraz datę. Jeśli po tygodniu poprawiasz kwotę w § 2, głosowanie zaczyna się od nowa — inaczej część właścicieli zagłosowała nad innym tekstem niż pozostali.

Po trzecie — dotarcie do wszystkich. Zbieranie głosów można zakończyć w chwili uzyskania większości, ale tylko wtedy, gdy każdy właściciel miał realną możliwość zagłosowania. Wysłanie projektu wyłącznie do „pewnych” właścicieli, których udziały zapewniają większość, jest wadą, którą sąd potrafi uznać za wpływającą na treść uchwały. Praktyczny wniosek: rozsyłaj do wszystkich adresów, a do właścicieli bez maila dostarczaj projekt tradycyjnie.

Po czwarte — identyfikacja i termin. Wskaż w zaproszeniu adres, z którego głos jest przyjmowany (najlepiej ten wcześniej zgłoszony przez właściciela), oraz datę zakończenia zbierania głosów. Termin nie wynika z ustawy, ale porządkuje głosowanie i utrudnia zarzut, że uchwałę „domykano” tygodniami.

Po piąte — archiwum. Zachowaj wiadomości w postaci pozwalającej odtworzyć nadawcę, datę i treść, oraz sporządź zestawienie: lokal, udział, sposób głosowania, data. To zestawienie, a nie sam plik uchwały, jest kluczowym dowodem.

Tryb mieszany: część głosów na zebraniu, część mailem

Art. 23 ust. 1 UoWL wprost dopuszcza uchwałę będącą wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo indywidualnie. To najbezpieczniejszy schemat dla wspólnot chcących wykorzystać internet: zebranie odbywa się normalnie (zwołane zgodnie z art. 30 ust. 1 UoWL lub art. 31 UoWL, z zawiadomieniem na tydzień wcześniej wraz z porządkiem obrad — art. 32 UoWL), a głosy nieobecnych dobiera się później drogą elektroniczną.

Uwaga na jedną pułapkę: głos raz oddany na zebraniu nie „odnawia się” w drugiej fazie. Właściciel, który głosował na zebraniu, nie oddaje kolejnego głosu mailem — a jeśli to zrobi, zarząd powinien liczyć głos pierwszy i opisać sytuację w dokumentacji.

3. Zebranie zdalne, czyli czego ustawa nie przewiduje

Wideokonferencja jest wygodna, ale ustawa o własności lokali nie zna zebrania w formie zdalnej. Nie ma przepisu o zawiadamianiu o linku, o kworum w sali wirtualnej, o pełnomocnictwach składanych w czacie. Prowadzi to do praktycznego wniosku: spotkanie online potraktuj jako część informacyjną i dyskusyjną, a samo głosowanie przeprowadź albo na zebraniu stacjonarnym, albo w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Ryzyko hybrydy „zebranie tylko online” jest konkretne. Właściciel, który miał awarię łącza, nie dostał linku albo został wyciszony, twierdzi później, że pozbawiono go udziału w zebraniu — a to zarzut naruszenia zasad prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną i jego interesów, czyli podstawy zaskarżenia z art. 25 ust. 1 UoWL. Przy głosowaniu indywidualnym taki zarzut jest znacznie trudniejszy, bo każdy dostaje własną, mierzalną szansę oddania głosu.

Jeżeli mimo wszystko organizujesz zebranie hybrydowe, zadbaj o: zawiadomienie z art. 32 UoWL wskazujące zarówno miejsce fizyczne, jak i sposób połączenia; nagranie lub protokół z listą uczestników zdalnych; oraz dobranie głosów od osób, którym połączenie nie wyszło.

4. Powiadomienie o treści uchwały i sześć tygodni na pozew

Tu wspólnoty popełniają najwięcej błędów. Przy uchwale podjętej z udziałem głosów zbieranych indywidualnie ustawa nakłada osobny obowiązek:

O treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie (art. 23 ust. 3 UoWL).

„Na piśmie” to wciąż wymóg formalny, więc sam post w portalu mieszkańca go nie zastępuje. Bezpieczna praktyka: powiadomienie pisemne (skrzynka pocztowa lub list), a mail lub powiadomienie w aplikacji jako kanał dodatkowy — z rejestrem wysyłki.

Powiadomienie ma wymiar czysto praktyczny. Termin na zaskarżenie uchwały wynosi 6 tygodni i biegnie od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli albo od dnia powiadomienia wytaczającego powództwo o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów (art. 25 ust. 1a UoWL). Dopóki nie powiadomisz właściciela, jego termin nie startuje — a niedbała wspólnota może usłyszeć pozew o uchwałę sprzed dwóch lat. Do tego zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie (art. 25 ust. 2 UoWL), więc kończenie inwestycji „na zaskarżonej uchwale” jest możliwe, ale obarczone ryzykiem.

Przykład liczbowy

Wspólnota 60 lokali, uchwała o kredycie na wymianę pionów. Na zebraniu 12 marca oddano głosy odpowiadające 38% udziałów, z czego 31% „za”. Zarząd dobiera głosy mailowo do 31 marca i uzyskuje łącznie 52% „za”. Uchwała jest podjęta 31 marca. Zarząd rozsyła pisemne powiadomienia 3 kwietnia — od tej daty każdy właściciel ma 6 tygodni, czyli czas do 15 maja. Gdyby zarząd „zapomniał” o pięciu właścicielach, ich termin nie rozpocząłby biegu wcale.

5. Mała wspólnota: mail wystarczy, ale reguły są inne

Jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych nie jest większa niż trzy, do zarządu nieruchomością wspólną stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności (art. 19 UoWL). Nie ma wtedy zebrań, uchwał w rozumieniu art. 23 UoWL ani indywidualnego zbierania głosów — są zgody współwłaścicieli.

Do czynności zwykłego zarządu rzeczą wspólną potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli (art. 201 KC).

Do rozporządzania rzeczą wspólną oraz do innych czynności, które przekraczają zakres zwykłego zarządu, potrzebna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli (art. 199 KC).

Taka zgoda może być wyrażona mailem — i w praktyce często tak jest. Dwie uwagi. Pierwsza: przy czynności przekraczającej zwykły zarząd (np. przebudowa dachu) brak jednego głosu blokuje sprawę; współwłaściciele mający co najmniej połowę udziałów mogą wtedy żądać rozstrzygnięcia przez sąd (art. 199 KC). Druga: jeżeli sama czynność wymaga formy szczególnej (akt notarialny przy rozporządzeniu nieruchomością), mail nie zastąpi tej formy — zgoda mailowa dotyczy decyzji, nie samej umowy.

6. Praktyczna ścieżka — jak przeprowadzić e-głosowanie bez ryzyka

1. Ustal reguły z góry. Podejmij uchwałę porządkową (albo wpisz to do regulaminu), w której właściciele zgadzają się na kanał elektroniczny i podają adresy e-mail do korespondencji. Sam regulamin nie tworzy nowego trybu głosowania, ale porządkuje dowody i utrudnia zarzut zaskoczenia.
2. Przygotuj jeden komplet dokumentów: projekt uchwały z numerem i datą, krótkie uzasadnienie, formularz głosu z oznaczeniem lokalu i udziału.
3. Wyślij do wszystkich właścicieli — elektronicznie tam, gdzie masz zgodę i adres, papierowo do pozostałych. Zapisz datę wysyłki.
4. Zbieraj głosy w wyznaczonym okresie (praktyczne minimum to 2 tygodnie) i prowadź bieżące zestawienie udziałów „za”, „przeciw”, „wstrzymujące się”.
5. Zamknij głosowanie protokołem zarządu: data podjęcia uchwały, wynik w udziałach, wykaz głosujących, kanał oddania głosu.
6. Powiadom pisemnie o treści uchwały wszystkich właścicieli (art. 23 ust. 3 UoWL) i zachowaj dowody wysyłki — to od tej daty liczy się 6 tygodni z art. 25 ust. 1a UoWL.
7. Archiwizuj przez co najmniej 3 lata: maile, zestawienie, protokół. Dokumentacja wspólnoty to nie tylko faktury; przy sporze o uchwałę zestawienie głosów jest dowodem numer jeden.

Co dalej

Jeżeli twoja wspólnota głosuje mailowo od lat i nikt nie kwestionował uchwał — sprawdź dwie rzeczy: czy projekty uchwał trafiały do wszystkich właścicieli i czy po każdym głosowaniu wysyłano pisemne powiadomienie o treści uchwały. To dwa najczęstsze braki, które ujawniają się dopiero wtedy, gdy ktoś idzie do sądu.

Jeżeli jesteś właścicielem, który dostał mail „proszę odpowiedzieć: za/przeciw” — odpowiedz jednoznacznie i zachowaj wiadomość. Jeśli nie zgadzasz się z uchwałą, licz sześć tygodni od dnia, w którym powiadomiono cię o jej treści, a nie od dnia maila z projektem.